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Gestión del Cambio

Co-creación con su equipo para un inicio de año exitoso

El término de un año brinda la oportunidad única de calibrar las metas y re-enfocar esfuerzos en una organización. Muchas empresas realizan este proceso de manera formal, con evaluaciones de desempeño y el establecimiento de metas para el año siguiente; sin embargo, muchas veces estas acciones se vuelven «protocolares» y sin un impacto evidente en la actitud y compromiso de las personas de un año a otro. Simplemente existe un cambio de calendario y la inercia retorna en las semanas siguientes.

Bajo el contexto transformativo en el que vivimos, tener una reunión para comenzar el año con un equipo enfocado, motivado y comprometido, es un tiempo dedicado que puede rendir muchos frutos. A continuación, presentamos una propuesta de estructura de reunión para realizar un análisis, revisar la configuración y el propósito del equipo, así como  empezar con el pie correcto el nuevo año:

  • Identifique el punto de partida positivo: Utilice unos minutos para preguntar a su equipo ¿Cuál fue el logro laboral del que se encuentra más orgulloso?, dé un par de minutos a cada uno para comentar y reflexionar. Esto marcará un tono positivo para empezar la reunión, reconocimiento a lo que se hizo bien y motivar, sin enfocarse aún en las posibles lecciones aprendidas.
  • Identifique alertas en la motivación: La prueba de Blob Tree es una herramienta creada por el psicólogo conductual Pip Wilson para medir la inteligencia emocional de personas jóvenes. Esta prueba ayuda a reconocer las emociones dentro de una organización, por la identificación del «estado de ánimo» y «posición» que nos identifica en el árbol de «blobs». 

Realizar esta prueba en diversos días o circunstancias, puede ayudar a identificar cómo los miembros de un equipo manejan sus emociones o si necesitan apoyo con el trabajo que realizan.

  • Diseñe un Team Canvas: Una vez establecido el punto de partida, es momento de calibrar el propósito, las metas, roles, valores, reglas y actividades del equipo. Una forma muy efectiva de hacerlo es a través del «Team Canvas», una variante del Business Model Canvas,  que permitirá crear visión común, revisar (o crear) los valores del equipo y revisar las responsabilidades.

Revise con el equipo cada sección, respondiendo a cada pregunta y usando post-its, es importante llevar control del tiempo dedicado a esta actividad, entre 5 o 10 minutos por sección es lo usual. Si el ejercicio se está haciendo virtualmente, puede hacer uso de herramientas de canvas como Miro, Canvanizer, entre otros.

  • Saque conclusiones iniciales y establezca la línea de acción: El “Team Canvas” puede dar indicios de algunas dificultades que deben resolverse en el equipo, desde desalineamientos respecto a las metas, roles no cubiertos en el equipo o actividades que no añaden valor. Es importante mantener un tono constructivo cuando se lleguen a estos puntos ¿Qué es lo que no está funcionando como esperamos? ¿Cuál es la principal lección aprendida? ¿Cómo podríamos hacerlo mejor?

Como moderador de la sesión, es importante identificar estas actividades y establecer los próximos pasos, que podría ser una reunión complementaria de planificación o mayor análisis.

  • Comparta las metas para el nuevo año: Si cuenta con metas definidas para el área, este es el momento de compartirlas o refrescarlas. Centre la atención del equipo en preguntas sobre el desempeño futuro:
    • ¿Qué acciones clave desea priorizar en el nuevo año?
    • ¿Qué conversaciones y decisiones deben suceder ahora para alinear nuestras visiones para este año?
    • ¿Cómo necesitamos cambiar lo que hemos estado haciendo para lograr aquello en lo que nos hemos fijado?
    • ¿Qué pasaría si no cambiamos nada? 

Una manera efectiva de llevar a cabo esta parte es dividir las preguntas por sub-equipos (usando breaking rooms, si está teniendo la reunión en remoto). Al término de las discusiones, cada sub-equipo presenta sus respuestas y obtiene feedback de los demás participantes.

Otras acciones importantes que puede incluir en la agenda de su sesión de inicio del año:

  • Establezca relaciones: Como resultado del “Team Canvas”, revise con su equipo la necesidad de recibir mayor apoyo o de interactuar con otras áreas de la compañía. Esto puede generar una línea de acción para construir confianza y mejorar la comunicación, la colaboración e interacción con los demás.
  • Calibre su semana estructurada: iniciar un nuevo año es también una oportunidad ideal para revisar agendas con de su equipo y con otras áreas de la compañía. Identifique las reuniones recurrentes que no estén agregando valor, reduzca duplicidades e identifique sinergias para que el tiempo en reuniones sea más efectivo.

Algunas consideraciones para planificar la reunión de inicio del año:

  • Establezca un ambiente relajado y creativo: Plantee la reunión como una sesión creativa y diferenciada de otras reuniones que suela tener, esto hará más atractivo para su equipo participar y aportar en el proceso. ¿En qué reunión le gustaría participar: “Objetivos 2021” o “Co-creación 2021 – No olviden sus sombreros de pensar!”?
  • Prepare una agenda: Esta reunión debe planearse para alrededor de 2 horas de trabajo de co-creación con pocas distracciones, la reunión puede adaptarse a los objetivos, necesidades y disponibilidad de su equipo. Si dispone de más tiempo, puede incorporar otras actividades grupales para romper el hielo y coffee breaks para mantener el entusiasmo durante la sesión.
  • No intente resolver todo en una sesión: Llegar a conclusiones puede tomar tiempo, es importante hacer un manejo efectivo del tiempo y dejando «estacionadas» preguntas que deban tratarse en reuniones posteriores. Las mejoras identificadas deben analizarse y planearse para llevarlas a la realidad, lo que demandará tiempo y compromiso de todo el equipo. ¡Sea realista con el tiempo dispuesto para la sesión!
  • Planifique los aspectos logísticos: La sesión de inicio del año puede realizarse en una sesión presencial, en remoto o mixta, lo importante es que la logística en torno a esta sea preparada con antelación. Por ejemplo, dada la situación del COVID-19, asegúrese que las reuniones presenciales se den con el distanciamiento social necesario y para los miembros que se encuentren en remoto, asegúrese que se sientan cómodos e incluidos, dando espacio de participación y que puedan visualizar lo que pasa en la sala, con videocámaras o teléfonos móviles.

En TAU Consulting hemos realizado esta dinámica para impulsar con entusiasmo nuestras metas del 2021, un año laboral que se presenta con muchos retos para todos. ¡Les deseamos un año lleno de éxitos profesionales!

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