caso

Implementación del Nuevo Centro de Distribución

Visión General

Caso:
Implementación del Nuevo Centro de Distribución
Industria:
Logístico
Area Funcional:
Ingeniería, Compras, Presupuesto, Logística, Legal
Servicio:
Gestión integral del proyecto y Soporte Funcional durante la implementación en SAP

Reto

Construir un centro de distribución física desde cero en una zona inicialmente limitada y trasladar a esta la operación de distribución del cliente, incluyendo sus procesos, sus equipos, su mercadería. Adicionalmente, al modificar el layout de su centro de distribución, decidieron incorporar el despliegue de Warehouse Management en SAP como proyecto paralelo. El reto fue liderar el programa conciliando los tiempos, prioridad y la necesidad de los diferentes frentes de trabajo:

  1. Planificación: Definición y aprobación del Gantt general del proyecto, identificación de los responsables por frente, construcción de planos y aprobación de presupuesto inicial.
  2. Construcción: Coordinación del avance de obras y comunicación de los riesgos e impactos encontrados. Este punto estaba dividido por sub-frentes: obra civil, arquitectura, sanitario, estructural, seguridad perimetral, entre otros.
  3. Legal: Control de toda la documentación, permisos y autorizaciones.
  4. Compras y control: Coordinación con el área de Compras y Presupuesto para agilizar el proceso en el momento adecuado según el Gantt general del proyecto.
  5. Sistemas(SAP): Dado el conocimiento del negocio, se brindó soporte en la implementación y despliegue así como en la construcción de los nuevos procesos en el nuevo Centro de Distribución.
  6. Operación de negocio: Frente transversal para asegurar la continuidad del negocio, realizar los avances a tiempo y gestionar riesgos y problemas que pudieran retrasar la operación.

Solutción

Se estableció una Gerencia de Programa y responsables por frente de trabajo, encargado en dar solución a cada riesgo e impacto detectado durante el proyecto. Se determinó la ruta crítica y las actividades que debían y podían realizarse en paralelo. Se estableció un gobierno ágil del proyecto, con reuniones semanales para revisión de actividades pendientes por frente de trabajo (TO DOs) y una reunión general para presentar el avance y los impactos cruzados. Durante el resto de días, nuestro equipo se dedicaba a agilizar el avance, toma de acciones y escalación oportuna de los obstáculos junto con los responsables; así como, en actualizar los planes de trabajo según los cambios detectados.

Resultados

El nuevo centro de distribución se logró construir y actualmente se encuentra operativo. El plan se ejecutó con desviaciones debido a motivos externos, como aprobación de presupuesto y de instituciones tipo municipalidades, INDECI, entre otros.